Niezależnie do tego, jaką instytucję, organizację czy firmę reprezentujesz oraz od tego, jaki pomysł chcesz zrealizować, zawsze jedną z pierwszych i niezbędnych czynności, aby uzyskać dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego, będzie sięgnięcie po odpowiednie dokumenty.

Oczywiście udział w szkoleniach, seminariach i warsztatach będzie bardzo pomocny, jednakże takie formy podnoszenia wiedzy przyniosą najlepsze efekty dopiero wtedy, gdy zdobędziesz chociażby podstawową wiedzę dotyczącą samego programu oraz tego, co chcesz zrealizować.

We wszystkich programach operacyjnych występują dokumenty charakteryzujące się podobną strukturą, które opisują zarówno to, co w ramach poszczególnych programów można realizować, jak i zasady realizacji tych działań.

W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki są to dokumenty:

·         Program Operacyjny Kapitał Ludzki

·         Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego (horyzontalne)

·         Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

·         Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL

·         Szczegółowy opis priorytetów PO KL

·         System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

·         Plany działań (dla poszczególnych priorytetów w ramach poszczególnych województw)

·         Wytyczne konkursowe (dokumentacja konkursowa)

oraz

Podręczniki, poradniki i różnego rodzaju inne wskazówki dotyczące aplikowania i realizacji projektu, w postaci np. tzw. „zbioru FAQ”, czyli zbioru najczęściej zadawanych pytań, lub też oficjalnych interpretacji zapisów ww. dokumentów.

Ponadto do prawidłowego przygotowania projektu w wielu przypadkach niezbędna będzie znajomość dokumentów niezwiązanych bezpośrednio z programem, ale z obszarem życia, w ramach którego będziemy chcieli działać. Najczęściej konieczna będzie wiedza dotycząca regionalnych i lokalnych strategii rozwoju (np. strategia rozwoju województwa, powiatu czy gminy) oraz lokalne strategie sektorowe (np. w obszarze edukacji, pomocy społecznej itp.).

Oczywiście przygotowanie, a następnie realizacja projektu nie wymaga dokładnej znajomości wszystkich dokumentów (ich łączna objętość to kilka tysięcy stron!) – istotna jest wiedza dotycząca tego, co w poszczególnych dokumentach się znajduje i w jaki sposób zapisy w tych dokumentach wpływają na nasze działania.

Uproszczona struktura dokumentów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Program Operacyjny Kapitał Ludzki – jest dokumentem bardzo ogólnym, zawierającym podstawowe informacje dotyczące celów programu, działań, jakie będą w ramach programu podejmowane, a także o systemie wdrażania (i instytucjach, które program będą wdrażały) oraz o środkach finansowych przeznaczonych na realizację programu. Dokument ten był przedmiotem negocjacji z Komisją Europejska i co do zasady bardzo trudno go zmienić (wymaga to podjęcia negocjacji z Komisją). Zapisy tego dokumentu są na tyle ogólne, że nie mają większego znaczenia dla projektodawcy. Lekturę można polecić jedynie osobom szczególnie zainteresowanym.

Horyzontalne wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego – wydawane są na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju i określają podstawowe zasady realizacji wszystkich programów operacyjnych (a więc dotyczą generalnie wdrażania wszystkich funduszy strukturalnych a nie konkretnego programu.). Do 2008 roku Minister Rozwoju Regionalnego wydał ponad 20 różnych wytycznych, z których cześć przestała już obowiązywać, a wiele było zmienianych (aktualizowanych). Wszystkie wytyczne dostępne są na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego – www.mrr.gov.pl.

Ich znajomość nie jest konieczna do przygotowania i realizacji projektu, głównie z tego powodu, że dokumenty te są i tak następnie powielane, a zawarte w nich przepisy uszczegółowiane w innych dokumentach (np. wytycznych dotyczących poszczególnych programów czy w Systemie Realizacji Programu).

Wytyczne szczegółowe Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – wydano dwa takie dokumenty. Pierwszy – „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL” – dotyczy kwalifikowalności wydatków (czyli określenia, które koszty w ramach projektu mogą zostać sfinansowane w ramach programu) natomiast drugi – ”Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL” – projektów ponadnarodowych i innowacyjnych, których definicje i zasady realizacji, odmienne od innych projektów, można znaleźć właśnie w tych wytycznych. O ile drugi z tych dokumentów ma znaczenie tylko dla wąskiej grupy projektów, to wytyczne dotyczące kwalifikowalności są dla projektodawcy jednym z najbardziej kluczowych dokumentów. Znajdziemy w nich zasady dotyczące czasu, w jakim może być realizowany projekt, wydatków, jakie można ponieść, sposobu weryfikowania uprawnień uczestników projektów. Należy pamiętać, że zapisy tego dokumentu najczęściej powielane są również w innych dokumentach, takich jak system realizacji programu czy dokumentacja konkursowa, jednak to zapisy Wytycznych mają znaczenie nadrzędne.

Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL – jest to jeden z najważniejszych dokumentów, którym posługiwać się będą osoby zamierzające przygotować projekt w ramach Programu. Szczegółowy Opis Priorytetów (nazywany potocznie SzOP-em, „uszczegółowieniem” czy też „szczególcem”) jest dokumentem drobiazgowo opisującym kolejne priorytety w ramach programu. Znaleźć tam można przede wszystkim podział na Działania, Poddziałania, listę typów projektów możliwych do realizacji, listę grup docelowych poszczególnych Działań (określenie, do kogo kierowane mogą być działania, które chcemy podjąć w ramach projektu) jak również informacje o systemie wdrażania poszczególnych działań: system, w jakim będą ogłaszane konkursy projektów, czy też realizacja projektów systemowych, a więc takie, w których realizatorzy zadań zostali z góry określeni. SzOP jest dokumentem, od którego lektury należy rozpocząć przygotowanie projektu, gdyż tak naprawdę właśnie tu odnaleźć można informacje, czy zakres naszych planowanych działań mieści się w typach projektów, które zostały opisane.

System Realizacji PO KL – to dokument składający się z kilkunastu odrębnych części, opisujących poszczególne etapy realizacji projektu w ramach programu. Na system realizacji programu składają się następujące dokumenty: Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL; Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy; Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnych Ośrodków Pomocy Społecznej; Zasady finansowania PO KL; Zasady systemu sprawozdawczości w PO KL; Zasady kontroli PO KL; Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL oraz Zasady realizacji pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Każdy z tych dokumentów będzie podstawą do realizacji działań w zakresie danego projektu. Dokumenty publikowane są przez Instytucję Zarządzająca PO KL na stronie Europejskiego Funduszu Społecznego – www.efs.gov.pl i w trakcie realizacji programu podlegają cyklicznym aktualizacjom.

Plany Działań – to dokumenty corocznie przygotowywane przez Instytucje Pośredniczące dla poszczególnych Priorytetów (w przypadku Priorytetów wdrażanych regionalnie w każdym województwie, co roku opracowywane są cztery Plany Działania dla każdego z Priorytetów od VI do IX). Co do zasady Plany Działania na dany rok powinny być zatwierdzone i upublicznione (przede wszystkim na stronie internetowej danej Instytucji Pośredniczącej) przed końcem roku poprzedzającego). Plan Działania ma na celu przedstawienie założeń odnośnie do preferowanych typów projektów, podziału środków finansowych, zasad – w tym kryteriów wyboru projektów oraz ich terminów. Na podstawie tego dokumentu każdy potencjalny wnioskodawca ma możliwość zaplanowania, kiedy i – co ważne – na jakich zasadach będzie mógł złożyć swój projekt do Instytucji Pośredniczącej i w jaki sposób będzie on oceniany.

Wytyczne konkursowe/dokumentacja konkursowa – są to dokumenty (a właściwie zbiory dokumentów) przygotowywane każdorazowo pod konkretne ogłaszane konkursy. W ramach dokumentacji konkursowej, oprócz szczegółowych informacji, w jaki sposób należy przygotować i złożyć wniosek o dofinansowanie określa również takie elementy jak np., w jaki sposób ma być spięty wniosek wraz załącznikami. Ponadto w ramach dokumentacji konkursowej znajdują się wzory wniosków i umów oraz dokładnie rozpisane kryteria, które musi spełnić wniosek, aby uzyskał dofinansowanie. Część dokumentacji stanowi instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie, która jest jednym z podstawowych dokumentów, na podstawie którego wypełnia się wniosek o dofinansowanie.

Podręczniki, poradniki itp. – warto na bieżąco śledzić strony internetowe zarówno Instytucji Zarządzającej, jak i instytucji Pośredniczących. Znaleźć tam można wydawane przez te instytucje różnego rodzaju podręczniki i poradniki, stanowiące znaczące wsparcie w przygotowywaniu i realizacji projektów. Do najistotniejszych zaliczyć można „Podręcznik kryteriów wyboru projektów” oraz „Podręcznik wskaźników w ramach PO KL”. Warto również zapoznać się z wszelkimi „zbiorami FAQ” czy też innymi interpretacjami zamieszczanymi najczęściej na stronach internetowych, gdyż w wielu przypadkach znajdujące się tam informacje będą miały wpływ na prawidłowe przygotowanie i realizację projektu.