Dla osób zamierzających występować o dofinansowanie w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego najważniejsza jest informacja o tym, że wypełnienie wniosku o dofinansowanie powinno być jedną z ostatnich czynności, które należy wykonać przed złożeniem wniosku!

Należy pamiętać, ze sam formularz i jego odzwierciedlenie w postaci aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych zawierają tylko podstawowe informacje dotyczące naszych działań, a całość przedsięwzięcia trzeba przemyśleć i zaplanować o wiele staranniej i precyzyjniej  niż wymaga tego formularz.

Zakładając, że zaczynamy prace od konkretnego pomysłu, który wstępnie wpisuje się w założenia programu czy też konkretnych działań (a więc mamy podstawową wiedzę dotyczącą m.in. zapisów dokumentów programowych) przystępujemy do opisywania (i planowania) projektu, który następnie wpiszemy w formularz wniosku o dofinansowanie.

WNIOSEK TO NIE JEST PROJEKT!

Działania realizowane w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (czyli nastawionych na rozwój kapitału ludzkiego, wsparcie w zakresie szkoleń, edukacji, kwalifikacji itp.) określa się jako projekty „miękkie”, w odróżnieniu od projektów nastawionych na inwestycje (np. drogowe czy w inną infrastrukturę), zakup sprzętu i maszyn oraz innych środków trwałych itp., o których mówi się jako o projektach „twardych”.

Jedna z najprostszych definicji projektu mówi, iż projekt to sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w pewnym określonym czasie oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu. Każdy projekt powinien odpowiadać na kilka pytań, które go określają.

-        DLACZEGO należy zrealizować projekt – jakie są powody ku temu, problemy oraz korzyści i przesłanki ekonomiczne?

-        CO ma być rezultatem projektu – czyli w jaki sposób rozwiążemy problemy albo spełnimy przesłanki wynikające z poprzedniego pytania?

-        JAK projekt będzie realizowany?

-        KTO powinien być zaangażowany w jego realizację?

-        KIEDY i JAK DŁUGO projekt będzie realizowany?

-        ILE będzie kosztował?

-        JAKIE dodatkowe środki będą potrzebne?

-        CO może mieć wpływ na powodzenie projektu?

Istnieje bardzo wiele sposobów przygotowywania, a następnie zarządzania projektami. Opracowano wiele różnych metodyk zarządzania nim, niektóre są uniwersalne i można je zastosować do dowolnych projektów, inne zostały stworzone na potrzeby specyficznego rodzaju projektów, np. informatycznych.

Komisja Europejska oraz Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki w przypadku projektów współfinansowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego rekomendują metodykę Zarządzania Cyklem Projektu (Project Cycle Management – PCM).

Do logiki i narzędzi tej metodyki dopasowany został również w pewnej części wniosek o dofinansowanie – zastosowanie PCM przy planowaniu i realizacji projektu oznacza więc większą gwarancję nie tylko powodzenia projektu, ale również w znaczącym stopniu ułatwia opisanie projektu we wniosku oraz wypełnienie kryteriów wyboru.

Metodyka PCM zakłada, że tworzenie projektu wychodzi od dogłębnej analizy problemów oraz interesariuszy – czyli osób które mogą być w jakikolwiek sposób zainteresowane lub objęte (pośrednio lub bezpośrednio) projektem.

Następnie przeprowadza się analizę celów oraz wybór strategii, a także tworzy tzw. Matrycę Logiczną Projektu, narzędzie, które pomaga nie tylko określić i osiągnąć cele projektu przy założonym limicie środków oraz w określonym czasie, ale wspomaga procesy związane z monitoringiem i ewaluacją projektu.

Zastosowanie metodyki PCM przy definiowaniu i realizacji projektu nie daje oczywiście gwarancji, że projekt uzyska dofinansowanie i zostanie zrealizowany prawidłowo, jednakże zastosowanie tej metodyki w znaczącym stopniu ułatwia te procesy.

Informacje o metodyce PCM, narzędziach i sposobach ich stosowania można znaleźć w wielu publikacjach zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Najważniejsze publikacje w tym zakresie znajdują się w zakładce Ważne dokumenty oraz Linki.

Ponadto zarządzanie projektami przy użyciu metodyki PCM jest jedną z podstawowych ofert szkoleniowych Regionalnych Ośrodków EFS.

Oczywiście stosowanie metodyk zarządzania nie jest warunkiem koniecznym do tego, aby przygotować i zrealizować projekt, natomiast dobre zaplanowanie i opisanie projektu przed przystąpieniem do wpisywania danych do wniosku jest niezbędne.