Zanim złożymy nasz wniosek do oceny, należy przede wszystkim poddać całą przygotowaną dokumentację samoocenie. Niestety, jak pokazują doświadczenia z lat ubiegłych, znacząca większość wniosków o dofinansowanie przygotowywana jest na ostatnią chwilę i mimo tego, że na złożenie wniosku Instytucje Organizujące Konkurs (IOK) przewidują najczęściej kilkadziesiąt dni, wnioski składane są w ostatnim lub przedostatnim możliwym dniu. Taka sytuacja powoduje, iż dokumentacja nie została należycie zweryfikowana przez samego wnioskodawcę.

Wszelkie informacje i dokumenty, którymi posługują się członkowie Komisji Oceniającej Projekty są dostępne publicznie i każdy ma możliwość dokonania oceny (sprawdzenia) własnego wniosku według dokładnie takich zasad, jakimi posługują się oceniający wnioski.

 Przede wszystkim należy bardzo dokładnie przeczytać dokumentację konkursową i szczegółowo przeanalizować wszystkie kryteria i wymagania, które są tam zdefiniowane. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na to, czy wniosek jest w odpowiedniej ilości egzemplarzy, czy jest poprawnie spięty, czy z załączonej płyty można odczytać wersję elektroniczną. Istotne jest również, aby odpowiednie dokumenty były poświadczone (we wskazany w dokumentacji sposób) za zgodność z oryginałem.

Należy również zwrócić uwagę na sposób wypełnienia wniosku o dofinansowanie, pamiętając, że funkcja walidacji („Sprawdź” w Generatorze Wniosków) nie gwarantuje poprawności wniosku pod względem formalnym lub merytorycznym. Analizując poszczególne punkty wniosku i instrukcji, trzeba sprawdzić, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione (lub wpisano „nie dotyczy” lub wartość „0”) oraz czy wniosek został podpisany przez osobę (osoby) właściwą, czyli tę, która zgodnie ze statutem, odpisem z Krajowego Rejestru Sadowego, pełnomocnictwem itp. ma do tego prawo i czy to właśnie jej nazwisko zostało wpisane w części 2.6 wniosku.

Po sprawdzeniu wniosku zgodnie z dokumentacją i instrukcją, należy koniecznie sprawdzić wniosek zgodnie z Kartą Oceny Formalnej oraz Kartą Oceny Merytorycznej (zawarte są w dokumentacji konkursowej). Przy analizie oceny merytorycznej warto wykorzystać „Podręcznik kryteriów wyboru projektów” dostępny na www.efs.gov.pl.

Jeśli w trakcie tworzenia projektu i wypełniania wniosku nie korzystaliśmy z pomocy Regionalnego Ośrodka EFS, to zwrócenie się do Ośrodka o dokonanie takiej oceny w znaczącym stopniu przyczyni się do sukcesu w konkursie, gdyż specjaliści ROEFS mają zawsze najlepszą wiedzę na temat wymagań konkretnej instytucji.

Po dokonaniu „autooceny”, kiedy jesteśmy całkowicie przekonani, że wniosek spełnia wszystkie kryteria, można złożyć go w odpowiedniej instytucji ogłaszającej konkurs. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości (np. zapisy dokumentacji konkursowej nie są dla nas wystarczająco precyzyjne i jasne) warto sięgnąć do informacji zawartych na stronie WWW danej instytucji (np. w formie „zbioru FAQ”) oraz skorzystać z pomocy infolinii bądź punktu konsultacyjnego (informacyjnego) w danej instytucji.

Jeśli składamy wniosek w ostatnich dniach konkursu, najpewniejszą formą będzie dokonanie tego osobiście i pobranie pokwitowania za złożenie. Możliwe jest oczywiście przesłanie wniosku pocztą, kurierem itp., należy jednak pamiętać, że zawsze będzie brana pod uwagę data (i godzina) wpływu do instytucji, a nie data nadania. W takim przypadku ryzyko związane z terminem dostarczeniem przesyłki ponosimy my, a nie instytucja – żadne czynniki „zewnętrzne” ani działanie tzw. „siły wyższej” (np. strajk, korki drogowe, wypadki itp.) nie będą brane pod uwagę

Po złożeniu wniosku zostaje on rejestrowany w instytucji i w zależności od typu konkursu poddawany ocenie, której proces przebiega nieco inaczej w przypadku „konkursów otwartych” i „konkursów zamkniętych”.

Konkursy otwarte – to takie, w których nie wyznaczono granicznej daty składania wniosków. Można je złożyć w dowolnym momencie od daty ogłoszenia i zawsze zostanie on poddany ocenie. W wielu przypadkach instytucje zastrzegają jednak, że konkurs może zostać zamknięty lub zawieszony wówczas, kiedy łączna wartość złożonych wniosków przekroczy określoną wartość (np. 200% wszystkich środków, które zostały przeznaczone na dany konkurs). Oznacza to, że należy bacznie śledzić strony internetowe instytucji, aby nie okazało się, że nasz skrupulatnie przygotowywany wniosek nie może zostać złożony z powodu zamknięcia, bądź zawieszenia konkursu. Ponadto należy pamiętać, że w ramach konkursu otwartego wnioski poddawane są ocenie na kolejnych posiedzeniach Komisji Oceny Projektów, których terminy ustalane są przez instytucję ogłaszającą konkurs (IOK) i podawane do publicznej wiadomości. Aby wniosek miał szansę na ocenę w ramach konkretnego KOP, musi być złożony odpowiednio wcześniej (takie graniczne daty są podawane najczęściej na stronach WWW instytucji). Złożenie wniosku przed pierwszym ustalonym terminem – aby mógł zostać poddany ocenie już na pierwszym KOP – jest szczególnie istotny w przypadku konkursów cieszących się dużą popularnością, gdyż może się okazać, że wnioski, które wówczas przeszły pozytywnie ocenę merytoryczną, wyczerpały całą alokację i z powodu braku środków pozostałe oceny nie będą miały znaczenia.

Konkursy zamknięty – to takie, w których wyznaczono konkretną datę składania wniosków. W takim przypadku wszystkie wnioski są przyjmowane do określonego dnia i dopiero po tym terminie wszystkie są oceniane. Taki tryb zapewnia ocenę wszystkich wniosków i ich wzajemne porównanie, wygrywają więc (co do zasady) najlepsze projekty z całej puli. Z drugiej strony ocena wniosków (a właściwie czas od ogłoszenia konkursu do rozstrzygnięcia) trwa znacznie dłuższej niż w przypadku konkursu otwartego (minimum 30 dni pomiędzy ogłoszeniem konkursu a datą składania wniosków)

Niezależnie od tego, czy bierzemy udział w konkursie otwartym, czy zamkniętym ścieżka naszego wniosku jest taka sama.

 

1. Rejestracja w instytucji		1. Pracownik instytucji
2. Ocena formalna		2. Pracownik instytucji
3. Ocena merytoryczna		3. Komisja Oceny Projektów
4. Miejsce na liscie rankingowej		4. Zgodnie z otrzymaną iloscią punktów

   

Pierwszym krokiem jest poddanie wniosku ocenie formalnej. Ocena taka zgodnie z przyjętymi procedurami powinna zostać przeprowadzona w terminie 14 dni (dla konkursu otwartego od złożenia wniosku, a dla konkursu zamkniętego od daty zakończenia przyjmowania wniosków), jednakże instytucja ma możliwość przedłużenia jej do 21 dni.

Oceny dokonuje pracownik instytucji ogłaszającej konkurs, następnie wynik tej oceny zatwierdza jego przełożony.

Ocena dokonywana jest w oparciu o Kartę Oceny Formalnej i obejmuje sprawdzenie wniosku pod kątem dwóch rodzajów kryteriów: ogólne kryteria formalne oraz kryteria dostępu.

Ogólne kryteria formalne są identyczne dla wszystkich konkursów i obejmują następujące elementy:

1.      Czy wniosek został złożony we właściwej instytucji?

2.      Czy został wypełniony w języku polskim?

3.      Czy został sporządzony na obowiązującym formularzu?

4.      Czy wniosek jest kompletny (tj. wydruk zawiera wszystkie strony, został opatrzony pieczęciami wnioskodawcy oraz podpisany przez upoważnione osoby)?

5.      Czy suma kontrolna papierowej i elektronicznej wersji wniosku jest tożsama na wszystkich stronach wniosku?

6.       Czy wypełniono wszystkie wymagane pola i złożono wymagane załączniki?

7.      Czy wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych)?

Dokładny opis ww. kryteriów oraz sposób, w jaki są stosowane, można znaleźć m.in. w „Przewodniku po kryteriach wyboru projektów w ramach PO KL” dostępnym na stronie www.efs.gov.pl .

Kryteria dostępu są każdorazowo przypisane do konkretnego konkursu i nie ma ich ogólnej zamkniętej listy. Każdorazowo podawane są w dokumentacji konkursowej, wraz z objaśnieniem ich stosowania. Trzeba uważnie śledzić strony internetowe instytucji ogłaszającej konkurs, gdyż bardzo często publikowane są dodatkowe wyjaśnienia dotyczące stosowania tych kryteriów (w ramach interpretacji, FAQ itp.). W ramach kryteriów dostępu mogą być stosowane np. kryteria dotyczące:

1.      Obszaru realizacji projektu – np. ograniczenie obszaru realizacji projektu do jednego województwa

2.      Okresu realizacji projektu – np. do określonego dnia, nie dłużej niż 12 miesięcy itp.

W trakcie oceny formalnej oceniane kryteria są zawsze rozpatrywane w kategoriach „spełnia” lub „nie spełnia” (odpowiedź: TAK lub NIE). 

Jeśli wniosek spełnia wszystkie kryteria formalne, przekazywany jest do oceny merytorycznej. Niespełnienie nawet jednego z kryteriów (niezależnie czy jest to poważne, czy zupełnie błahe uchybienie, np. brak daty lub brak podpisu w odpowiednim miejscu) powoduje odrzucenie wniosku na etapie oceny formalnej.

Zdarza się, że Instytucja Ogłaszająca Konkurs przewidziała w dokumentacji konkursowej możliwość dokonania poprawy lub uzupełnienia wniosku. Należy jednak pamiętać, że nie dotyczy to wszystkich kryteriów (błędów), przede wszystkim zaś instytucja może dopuścić korektę, ale nie ma takiego obowiązku. Lista błędów dopuszczonych ewentualnie do poprawienia po ocenie formalnej powinna zostać zamieszczona w dokumentacji konkursowej, i tylko wskazane elementy wnioskodawca będzie mógł skorygować lub uzupełnić. 

Jeśli więc zajdzie taka potrzeba zostanie on poinformowany o konieczności dokonania stosownych zmian i terminie, w jakim należy złożyć poprawiony dokument.

W pozostałych przypadkach będzie to informacja o odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej (wraz z podaniem przyczyn) lub informacja o pozytywnym wyniku oceny formalnej i przekazaniu wniosku do oceny merytorycznej.

Należy jednak pamiętać, że wszelkie braki formalne, które zostaną zauważone na etapie oceny merytorycznej, będą skutkowały cofnięciem wniosku z oceny merytorycznej do formalnej. Oznacza to, że nawet w przypadku otrzymania informacji o pozytywnym przejściu etapu oceny formalnej, może zdarzyć się, że na następnym etapie oceny zostaną dostrzeżone uchybienia, które spowodują cofniecie wniosku.

Oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu dokonuje Komisja Oceny Projektów, którą powołuje Instytucja Ogłaszająca Konkurs. Członkami KOP są najczęściej pracownicy danej instytucji oraz zewnętrzni asesorzy, czyli wybrane przez instytucję w otwartym naborze osoby, które posiadają odpowiednie doświadczenie i wiedzę do oceny wniosków z danego zakresu.

KOP są wieloosobowe i działają zgodnie z przyjętym przez daną instytucję regulaminem. Daty posiedzeń KOP (w przypadku konkursów otwartych) są podawane do publicznej wiadomości, głównie poprzez strony internetowe danej instytucji.

Każdy wniosek po pozytywnym przejściu oceny formalnej, w drodze losowania trafia do dwóch członków KOP, którzy dokonują oceny wniosku niezależnie od siebie.

Ocena dokonywana jest w oparciu o Kartę Oceny Merytorycznej i obejmuje sprawdzenie wniosku pod kątem trzech rodzajów kryteriów: kryteriów horyzontalnych, kryteriów merytorycznych oraz kryteriów strategicznych.

Kryteria horyzontalne obejmują sprawdzenie, czy projekt jest zgodny z podstawowymi zasadami dotyczącymi realizacji projektów w ramach Programu, tj. czy jest zgodny z aktualnym prawodawstwem polskim i unijnym (w szczególności prawem zamówień publicznych oraz zasadami dotyczącymi pomocy publicznej – jeśli oczywiście dotyczą wnioskodawcy), przyjętą wysokością kosztów pośrednich czy też kosztów objętych zasadą cross-financingu.

Ocena tych kryteriów, podobnie jak w przypadku oceny formalnej, dokonywana jest na zasadzie „spełnia – nie spełnia”. Niespełnienie chociaż jednego z nich powoduje odrzucenie wniosku.

Kryteria merytoryczne natomiast ocenia się za pomoca punktowania – wniosek może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Kryteria podzielone są na sześć części, w ramach których oceniane są poszczególne elementy wniosku o dofinansowanie:

1.      Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu

2.      Grupy docelowe

3.      Działania

4.      Rezultaty projektu

5.      Potencjał wnioskodawcy i sposób zarządzania projektem

6.      Budżet i wydatki projektu

Każdy z tych elementów ma przypisaną właściwą sobie liczbę punktów, które oceniający przyznaje odpowiednio podczas oceny. Aby wniosek został uznany za poprawny pod względem merytorycznym (i aby w ogóle była możliwość przyznania dofinansowania), musi jednocześnie otrzymać minimum 60 pkt. w ramach łącznej oceny oraz co najmniej po 60% punktów za każdą z sześciu części.

Oczywiście należy mieć na uwadze, że wnioski są oceniane niezależnie przez 2 członków KOP, a ostateczny wynik to średnia arytmetyczna z dwóch ocen (punkty z dwóch ocen dodaje się do siebie, a następnie dzieli przez dwa). W ten sposób podczas oceny merytorycznej wniosek zdobywa pewną wartość punktową.

Jeśli dwie oceny różnią się od siebie o minimum 30 punktów, wniosek poddawany jest ocenie trzeciego członka KOP i to jego ocena staje się decydująca (wniosek otrzymuje przyznaną przez niego liczbę punktów). Ponadto każda wystawiona ocena punktowa musi zostać uzasadniona opisowym komentarzem. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu interpretacji poszczególnych kryteriów merytorycznych można znaleźć miedzy innymi w „Przewodniku po kryteriach wyboru projektów w ramach PO KL” dostępnym na www.efs.gov.pl.

Trzecim elementem oceny merytorycznej jest czasami ocena spełniania przez projekt kryteriów strategicznych. Element ten nie występuje zawsze, gdyż nie dla wszystkich konkursów instytucja ogłaszająca konkurs takie kryteria ustanawia (dokładne informacje, czy i jakie kryteria strategiczne mają zastosowanie do danego konkursu, można znaleźć przede wszystkim w dokumentacji konkursowej), z drugiej strony zaś kryteria te mogą, ale nie muszą zostać spełnione. Wniosek może otrzymać premię punktową za spełnienie jednego lub kilku kryteriów. Dotyczą one różnych obszarów, np. skierowania projektu do konkretnej, wybranej grupy docelowej, realizacji projektu na konkretnym obszarze, realizacji projektu w partnerstwie z innymi podmiotami itp. Każde z podawanych w dokumentacji kryteriów strategicznych ma przypisaną konkretną liczbę punktów (1 – 20), a wszystkie łącznie nie mogą przekraczać 20 punktów. Za spełnienie kryterium strategicznego wniosek otrzymuje dodatkową (w stosunku do otrzymanej na ocenie kryteriów merytorycznych) liczbę punktów odpowiadającą wartości punktowej przyznanej danemu kryterium. Ocena ta jest również oceną typu „spełnia – nie spełnia”, a szczegółowe informacje dotyczące sposobu interpretacji kryteriów znaleźć można w dokumentacji konkursowej oraz na stronach internetowych instytucji ogłaszającej konkurs w ramach FAQ, interpretacji, itp. dotyczących danego konkursu.

W związku z powyższym wniosek może otrzymać maksymalnie 120 pkt. – 100 za kryteria merytoryczne oraz 20 pkt. za kryteria strategiczne.

Po każdym KOP, wnioski z przyznaną punktacją układane są w kolejności otrzymanych punktów – w ten sposób powstaje lista rankingowa. Dofinansowanie przyznawane jest kolejnym wnioskom, zaczynając od tych, które zdobyły największą liczbę punktów, do czasu aż budżety kolejnych projektów wyczerpią wszystkie środki przeznaczone na dany konkurs.

Nie zależnie od wyniku oceny, tj. czy wniosek nie przeszedł oceny merytorycznej, pozytywnie przeszedł ocenę merytoryczną (czyli otrzymał powyżej 60 pkt.) i nie otrzymał dofinansowania z uwagi na zbyt niską pozycję na liście rankingowej, czy też uzyskał dofinansowanie, wnioskodawca otrzymuje pisemną informacje o przebiegu i wyniku tego etapu oceny.

 

treść komentarza * podpis

Wpisz kod z obrazka * Wpisanie kodu jest niezbędne ze względów bezpieczeństwa. Wielkość liter nie ma znaczenia.  Jeśli kod jest nieczytelny kliknij TUTAJ.

* - pola obowiązkowe